النظام الأساسي

يهدف الفرع إلي تحقيق الأغراض الآتية:
1. نشر الوعي الوثائقي في البلاد العربية، وتشجيع وتنظيم وتنسيق أوجه التعاون في حقل الأرشيف بين دول المنطقة.
2. إقامة العلاقات وتعزيزها والعمل علي استمرارها بين المختصين بحفظ الوثائق ، وكذلك بين المؤسسات والهيئات والمنظمات المعنية بحفظ الوثائق وتنظيمها وإدارتها في البلاد العربية.
3. دعم التدابير المتخذة لصيانة الوثائق وحفظها، والنهوض بالوسائل المستخدمة لهذا الغرض، بما في ذلك تتبع آخر التقنيات المستخدمة في ذلك عالميًا.
4. تيسير استخدام وثائق المنطقة والانتفاع منها، وجعلها أسهل منالاً علي أوسع نطاق.
5. النهوض بالتدريب المهني الأرشيفي للمتخصصين بحفظ الأرشيف في المنطقة من خلال برامج تعد لذلك وحث الدول العربية علي تنظيم دراسات للأرشيف في جامعاتها ومعاهدها.
6. التعاون مع المنظمات والمؤسسات المعنية بالحفاظ علي التراث الأنساني واستخدام الوثائق لصالح البشرية.
7. العمل علي تحقيق أهدف المجلس الدولي للأرشيف.

1. تكون العضوية في الفرع للمؤسسات والأشخاص العرب المعنيين بالوثائق وفقًا للتصنيف الآتي:
صنف أ: الدور الوطنية للأرشيف.
صنف ب: المؤسسات المهتمة بالأرشيف حفظًا وتدريسًا وتنظيمًا.
صنف ج: الأشخاص المهتمون بالعمل الأرشيفي.
صنف د: الأعضاء الشرفيون، وهم الذين أسهموا بشكل بارز في العمل الأرشيفي.

2. في حالة تعليق أو إلغاء عضوية أي من الدول العربية الأعضاء في المجلس الدولي للأرشيف ، فتعلق أو تلغي –تبعًا لذلك- عضويتها في الفرع، علي أن يبادر الفرع إلي التنسيق مع المجلس الدولي للأرشيف لحل ذلك.

3. كل عضو الحق في الأنسحاب من الفرع ويكون الأنسحاب نافذ المفعول بدءا من 31 كانون الأول / ديسمبر من السنة التي أعلم خلالها رئيس الفرع بالانسحاب ، وعلي العضو المنسحب الإيفاء بجميع التزاماته نحو الفرع إلي تاريخ الانسحاب.

4. تلغي عضوية الأصناف أ ، وب ، و ج تلقائيًا إذا لم تف بالتزامتها خلال سنتين متتاليتين، شريطة أن تشعر بذلك قبل ثلاثة أشهر علي الأقل من تاريخ إلغاء عضويتها ، علي أن تعود عضويتها تلقائيًا حال تسديد التزامتها المتأخرة.

5. تفوض الجمعية العامة صلاحية قبول الأعضاء من أصناف أ ، وب ، وج للمجلس التنفيذي.

يتألف الفرع من جمعية عامة ومجلس تنفيذي وسكرتارية.

تتألف الجمعية العامة للفرع من جميع الأعضاء المذكورين في الفقرة (1) من المادة (الثالثة) من هذا النظام.

تختص الجمعية العامة للفرع بما يأتي:
1. انتخاب أعضاء المجلس التنفيذي.
2. تحديد سياسة الفرع وأوجه نشاطه، واتخاذ القرارات اللازمة في شأن البرامج المقدمة من المجلس النفيذي.
3. النظر في التقارير والاقتراحات التي ترفع إليها، واتخاذ ما يلزم في شأنها.
4. تحديد رسوم العضوية في الفرع.
5. المصادقة علي تقرير الأمين العام حول عمل الفرع.
6. إقرار ميزانية الفرع.
7. إقرار قواعد وإجراءات عمل المجلس التنفيذي.
8. الموافقة علي طلبات العضوية الجديدة للصنف (د) التي تقدم إلي الفرع.

1. تجتمع الجمعية العامة مرة كل ثلاث سنوات في دورة عادية ويمكن – بطلب من المجلس التنفيذي أو أغلبية الأعضاء- أن تجتمع في دورة استثنائية.
2. يكون انعقاد الجمعية العامة صحيحا بحضور أغلبية الأعضاء أو من يخول لهم بتفويض رسمي حق تمثيل الأعضاء الذين لهم حق التصويت.
3. تفوض الجمعية العامة- في كل دورة تعقدها – المجلس التنفيذي صلاحية تحديد تاريخ ومكان انعقاد الدورة العادية التالية، علي أن يحدد المجلس التنفيذي – بعد التشاور مع الأعضاء – تاريخ ومكان انعقاد الدورة الاستثنائية.
4. تسمي الجمعية العامة في بداية كل دورة رئيسًا ومقررًا لها، ويراعي ذلك الترتيب الأبجدي للدول الممثلة في عضوية الفرع.

1. يكون لكل دولة ممثلة في الفرع صوت واحد.
2. تتخذ الجمعية العامة قرارتها بأغلبية أصوات الدول الممثلة الحاضرة للاجتماع، وفي حال التساوي يكون صوت رئيس الجمعية العامة مرجحًا.

1. لرئيس المجلس التنفيذي دعوة ممثل للمجلس الدولي للارشيف لحضور اجتماعات الجمعية العامة أو المجلس التنفيذي.
2. لرئيس المجلس التنفيذي- بناء علي موافقة الجمعية العامة- توجية الدعوة لمراقبين يمثلون منظمات دولية أو مؤسسات أرشيفية لحضور اجتماعات الجمعية العامة، دون أن يكون لهم حق التصويت.

1. يتكون المجلس التنفيذي من :
الرئيس.
نائبين عن الرئيس.
الأمين العام.
علي أن لا يكون أغلبيتهم من دولة عربية واحدة، وأن يكون الأمين العام من دولة السكرتارية.
2. تكون الجمعية العامة في جلستها الأولي لجنة من ثلاثة أعضاء لقبول طلبات الترشيح لانتخاب أعضاء المجلس التنفيذي.
3. تبدأ فترة عضوية المجلس التنفيذي باختتام دورة انعقاد الجمعية العامة التي انتخب فيها، وتنتهي باختتام الدورة العادية التالية، وتجوز إعادة انتخاب أعضاء المجلس التنفيذي علي ألا تزيد مدة العضوية عن مدتين متتاليتين.
4. في حالة وفاة أو استقالة أو تغيير وظيفة أي من أعضاء المجلس التنفيذي يتولي باقي أعضاء المجلس اختيار من يشغل المنصب الشاغر.

يختص المجلس التنفيذي بما يأتي:
1. إعداد جداول أعمال الجمعية العامة، ومشروع ميزانية الفرع، وبرامج نشاطه.
2. تنفيذ برامج العمل التي تقرها الجمعية العامة.
3. إعداد تقارير في أوجه نشاط الفرع، ورفعها إلي المجلس الدولي للارشيف قبل ثلاثة أشهر علي الأقل من تاريخ اجتماعات اللجنة التنفيذية للجمعية العامة للمجلس الدولي للارشيف.
4. الإشراف علي إعداد منشورات الفرع.
5. إعداد قواعد وإجرءات عمله.
6. الصرف من الميزانية بعد اعتمادها.

1. يعقد المجلس التنفيذي اجتماعًا عاديًا مرة كل سنة ويجوز أن يعقد اجتماعًا استثنائيًا بناء علي دعوة من رئيسه أو بطلب من نصف أعضائه.
2. يكون اجتماع المجلس التنفيذي صحيحًا بحضور ثلاثة من أعضائه علي أن يكون من بينهم الرئيس والأمين العام.
3. يحرر محضر جلسة لكل اجتماع يوقعه أعضاء المجلس التنفيذي الحاضرون وتوزع محاضر الجلسات خلال ثلاث أشهر من تاريخ عقد الاجتماع علي أعضاء الفرع من الصنفين (أ) و (ب) المذكورين في الفقرة (1) من المادة ( الثالثة) من هذا النظام.

1. يكون رئيس المجلس التنفيذي عضوًا في اللجنة التنفيذية للمجلس الدولي للارشيف.
2. يكون لرئيس المجلس التنفيذي صلاحية التوقيع علي العقود المبرمة مع جامعة الدول العربية، والمنظمة العربية للتربية والعلوم والثقافة (إيسسكو) والمجلس الدولي للارشيف (ICA) لإنجاز المشروعات التي تدخل ضمن أهداف واهتمامات الفرع وكذلك صلاحية التوقيع علي العقود المبرمة مع المؤسسات العامة والخاصة، وللمجلس التنفيذي تفويض هذه الصلاحيات للأمين العام.
3. يتولي رئيس المجلس التنفيذي تمثيل الفرع أمام الأخرين.

1. السكرتارية هي الجهاز الإداري للمجلس التنفيذي، وتحدد الجمعية العامة مقرًا دائمًا لها في أحد الدول الأعضاء.
2. تختص السكرتارية بإنجاز المهمات التي تكلف بها من الجمعية العامة والمجلس التنفيذي، وإدارة ممتلكات الفرع.
3. تخضع السكرتارية لإشراف وإدارة الأمين العام.
4. يوافق المجلس التنفيذي علي تعيين موظفي السكرتارية، علي أن يصدر بذلك قرار من رئيس المجلس التنفيذي.

1. الإشراف علي السكرتارية وإدارتها.
2. أمانة المال.
3. تزويد الأعضاء بتقرير حول أعمال الفرع قبل موعد اجتماع الجمعية العامة بثلاثة أشهر علي الأقل.
4. تزويد المجلس التنفيذي ببيان سنوي عن حسابات الفرع الختامية، علي أن يرسل نسخًا منه إلي الأعضاء من صنفي (أ)، و( ب).

تتكون ميزانية الفرع مما يأتي:
1. اشتراكات الأعضاء.
2. الهبات والتبرعات التي تتلقاها من المؤسسات والمنظمات المحلية والدولية والأفراد.
3. موارد بيع منشورات الفرع.

1. يمثل الفرع المجلس الدولي للارشيف لدي المنظمات الدولية التي يكون مقرها في المنطقة- ويتعاون معها في سبيل تحقيق أهدافهما المشتركة.
2. يمثل المجلس الدولي للارشيف الفرع لدي منظمة اليونسكو والمنظمات الدولية الأخري غير الاقليمية والعربية.
3. يتعاون الفرع تعاونًا وثيقًا مع جامعة الدول العربية ومنظماتها في سبيل تحقيق الاهداف المشتركة.

1. تدخل تعديلات هذا النظام حيز النفاذ بعد حصولها علي موافقة ثلثي أصوات الدول الأعضاء.
2. يبلغ المين العام الأعضاء بالتعديلات المقترحة علي هذا النظام قبل ثلاثة أشهر علي الأقل من اجتماع الجمعية العامة.

كل خلاف يتعلق بتطبيق أو تفسير هذا النظام تفصل فيه الجمعية العامة وفقًا لما تقرره من قواعد وإجراءات في هذا الشأن.